4 outils indispensables de gestion de projet
C’est souvent très compliqué de bien gérer vos projets. Vous avez peut-être plusieurs projets simultanément, tous avec de nombreux collaborateurs, vous pouvez vite vous embrouiller. Voici 4 outils gratuits indispensables à une bonne gestion de projet.
Tout d’abord, pour bien commencer votre projet, vous allez devoir faire de la curation, mais qu’est-ce que c’est ?
La curation c’est une pratique qui consiste à sélectionner, trier et partager les contenus les plus pertinents du web pour un sujet donné.
Pour une curation utile et efficace, il y a un outil indispensable, Scoop-It qui vous permet de regrouper facilement différentes sources d’information que vous trouver autour du sujet précis que vous souhaitez étudier. En l'occurrence, pour un début de projet, il est souvent nécessaire de regrouper des informations, sur ce qui ce fait déjà, sur les concurrents, sur les problèmes et les solutions apportés par des personnes qui se sont déjà plongées sur le sujet.
Deuxième étape de la préparation d’un projet, c’est la répartition des tâches, pour cela un outil très utile existe, il s’agit de Trello. Ce logiciel de gestion de projets et de tâches en équipe va vous permettre de diviser le projet en colonne pour suivre son évolution(colonne mise de base : “To Do”, “Doing”, “Done”). Ainsi dans chaque colonne vous diviserez votre projet en tâches qui correspondent à des cartes sur Trello, cartes que vous pourrez passer d’une colonne à l’autre selon votre avancée.
De plus vous pourrez assigner des membres à chacune de vos cartes, mais également y joindre un fichier, un commentaire, une date limite ou une couleur pour lui donner plus ou moins d’importance.
Ensuite, parlons du Mindmapping, avec Mindodo que vous pouvez aussi bien utiliser en ligne que sur votre ordinateur en le téléchargeant ou même sur votre smartphone ou votre tablette.
Le mindmapping qu’est-ce que c’est ? Appelé également carte heuristique, c’est un schéma qui reflète vos idées et les idées de vos collaborateurs sur votre projet. Ce schéma vous permet de représenter visuellement vos pensées et ainsi suivre le cheminement des pensées de chacun afin d’arriver à un projet bien ficelé.
Réalisé en flat design, l’application vous donne accès à un design et un menu clair et simple d’utilisation pour réaliser des mindmapping à votre image, avec vos couleurs, vos polices, vos liens, vos vidéos, et bien d’autres choses qui vous seront utiles à l’élaboration de votre projet.
Vous pouvez également échanger avec les personnes en ligne sur la même carte que vous ou encore suivre l’historique des dernières modifications faites sur la map.
Enfin, une fois le projet commencé, vous avez souvent besoin de partager vos documents, et tous les envoyés par mail devient vite compliqués, on peut se perdre dans les dernières versions, pour un peu qu’on est supprimé par inadvertance le dernier mail reçu. C’est pour cela qu’il existe le site Dropbox, c’est un service de stockage et de partage de copies de fichiers locaux en ligne. En effet ce service est accessible via n’importe quel navigateur web, mais aussi sous n’importe quel système d’exploitation. Vous pouvez donc avoir accès depuis n’importe quel ordinateur à vos fichiers, et pouvez également télécharger Dropbox sur votre ordinateur pour une simplicité d’utilisation, en enregistrant directement les documents dessus, cela notifiera vos collaborateurs. La version gratuite permet de stocker au minimum 2 Go de données et jusqu’à 18 Go grâce au parrainage. Ainsi vous pouvez partager vos fichiers et autres photos avec les membres de votre équipe.
À vos projets, avec ces 4 outils, vous pouvez aisément commencer, gérer et partager vos projets avec tous vos collaborateurs.